Freiberuflich in Deutschland: Der komplette Leitfaden zu Steuern und Anmeldung

Was ist ein Freiberufler in Deutschland eigentlich?

"Freelancer" ist kein deutscher Rechtsbegriff. Die eigentliche Frage ist, ob Ihre Arbeit als freiberufliche Tätigkeit gilt oder als Gewerbe (ein gewöhnlicher gewerblicher Betrieb). Beides sind Formen der Selbstständigkeit (im Gegensatz zur angestellten Tätigkeit), unterliegen aber unterschiedlichen Regeln, und welche für Sie gilt, entscheidet Ihre tatsächliche Arbeit, nicht das, was auf Ihrer Visitenkarte steht.

Freiberufler vs. Gewerbetreibender vs. Selbstständiger

Selbstständiger ist der Oberbegriff: Wer auf eigene Rechnung und eigenes Risiko arbeitet statt unter der Weisung eines Arbeitgebers, ist selbstständig. Innerhalb dieses Oberbegriffs unterscheidet das deutsche Steuerrecht zwischen Freiberuflern (freie Berufe: bestimmte Katalogberufe, ähnliche Berufe sowie bestimmte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten) und allen anderen, die standardmäßig unter das Gewerbe fallen. Der Unterschied ist wirklich bedeutsam: Ein Freiberufler meldet kein Gewerbe beim Gewerbeamt an und zahlt keine Gewerbesteuer; ein Gewerbetreibender tut in der Regel beides, sobald ein bescheidener Gewerbesteuer-Freibetrag überschritten wird. Die Komplexität der Buchführung ist davon unabhängig zu sehen, keine automatische Folge dieser Einordnung: Die meisten Freiberufler wie auch die meisten Gewerbetreibenden können die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen, und ein Gewerbetreibender wird zur vollständigen doppelten Buchführung nur dann verpflichtet, wenn schon das Handelsrecht sie verlangt oder, davon unabhängig, sobald bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten sind, und im zweiten Fall erst ab dem folgenden Wirtschaftsjahr, nachdem das Finanzamt das förmlich mitgeteilt hat, nicht schon im Moment der Grenzüberschreitung; ein Freiberufler unterliegt dieser Regel unabhängig von der Betriebsgröße gar nicht.

Das ist die folgenreichste Einordnung im gesamten Leitfaden. Liegen Sie in die eine Richtung falsch, unterlassen Sie eine eigentlich fällige Gewerbeanmeldung; liegen Sie in die andere Richtung falsch, melden Sie unnötig ein Gewerbe an und setzen sich Gewerbesteuer aus, die Sie gar nicht zahlen müssten. Bewegt sich Ihre Tätigkeit nahe an dieser Grenze, lohnt sich vor jeder Anmeldung ein echtes Gespräch mit einem Steuerberater, keine Annahme.

Freiberufler vs. Angestellter

Die andere wichtige Grenze verläuft zwischen echter Selbstständigkeit und abhängiger Beschäftigung, die nur als Selbstständigkeit auftritt. Wer "freiberuflich" für nur einen Auftraggeber arbeitet, nach dessen Zeitplan, mit dessen Arbeitsmitteln und nach dessen Weisungen, kann von der Deutschen Rentenversicherung unabhängig vom Vertragstext als Scheinselbstständigkeit eingestuft werden. Das hat für beide Seiten reale Folgen und wird weiter unten in einem eigenen Abschnitt behandelt.

Wer gilt tatsächlich als Freiberufler?

Das deutsche Steuerrecht nennt drei Gruppen von Freiberuflern. Die erste sind die Katalogberufe, eine ausdrückliche gesetzliche Liste, darunter beispielsweise Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Physiotherapeuten, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, beratende Volks- und Betriebswirte, Patentanwälte, Ingenieure, Architekten, Vermessungsingenieure, Handelschemiker, Journalisten, Übersetzer und Dolmetscher, neben weiteren im Gesetz ausdrücklich genannten Berufen. Die zweite Gruppe sind "ähnliche Berufe", Tätigkeiten, die nicht ausdrücklich genannt sind, aber in Ausbildung und Selbstständigkeit einem gelisteten Beruf vergleichbar sind. Die dritte sind allgemeine Tätigkeitskategorien: wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Arbeit, die jeweils eigenständig bewertet werden, nicht anhand einer Berufsbezeichnung.

Können Ausländer in Deutschland freiberuflich arbeiten?

Alle anderen

Staatsangehörige aus Drittstaaten brauchen in der Regel einen Aufenthaltstitel, der die selbstständige Tätigkeit ausdrücklich erlaubt; ein Touristen- oder Besucherstatus deckt das grundsätzlich nicht ab. Besitzen Sie bereits einen Aufenthaltstitel zu einem anderen Zweck, etwa zum Studium, kann das deutsche Aufenthaltsrecht eine selbstständige Tätigkeit unter Beibehaltung dieses Zwecks erlauben, sobald die dafür erforderlichen Genehmigungen vorliegen; prüfen Sie daher die konkreten Bedingungen Ihres Aufenthaltstitels, statt einen Ausschluss anzunehmen. Das Gesetz behandelt eine echte freiberufliche Tätigkeit anders als die Gründung eines gewöhnlichen Gewerbes: Für ein gewöhnliches Gewerbe wird verlangt, dass ein wirtschaftliches Interesse oder ein regionales Bedürfnis besteht und die Tätigkeit voraussichtlich positive Auswirkungen auf die Wirtschaft hat (Ihr Businessplan ist dafür der Nachweis, nicht selbst ein eigenständiger gesetzlicher Punkt zum Abhaken), dazu gesicherte Finanzierung; für eine echte freiberufliche Tätigkeit wird die Aufenthaltserlaubnis stattdessen unter passenderen Voraussetzungen erteilt, da es bei freiberuflicher Arbeit meist nicht um Kapitaleinsatz oder Arbeitsplatzschaffung wie bei einer Unternehmensgründung geht. Erfordert Ihr konkreter Beruf eine Erlaubnis oder anerkannte Qualifikation, ist auch diese (oder deren zugesicherte Erteilung) Voraussetzung. Eine Regel gilt unabhängig vom gewählten Weg: Antragstellende über 45 Jahre erhalten die Erlaubnis in der Regel nur, wenn sie eine angemessene Altersversorgung nachweisen, wobei die Behörde etwas Ermessensspielraum hat, statt dass dies ein absolutes Hindernis wäre. Die Aufenthaltserlaubnis wird in der Praxis meist für bis zu drei Jahre erteilt. Der Weg zur Niederlassungserlaubnis hängt dann davon ab, welche Erlaubnis Sie haben: Wer eine Erlaubnis für eine Gewerbegründung hat, kann die Niederlassungserlaubnis bei Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen bereits nach drei Jahren erreichen; wer eine Erlaubnis für eine freiberufliche Tätigkeit hat, in der Regel nach fünf Jahren Besitz einer Aufenthaltserlaubnis. In beiden Fällen kommen die üblichen weiteren Voraussetzungen hinzu (gesicherter Lebensunterhalt, ausreichende Altersvorsorge, Sprachkenntnisse und ausreichender Wohnraum, unter anderem). Die genauen Regeln stehen im Aufenthaltsgesetz; den Link zur Originalquelle finden Sie im Abschnitt mit weiterführenden Quellen weiter unten.

Brauchen Sie Deutsch, um hier freiberuflich zu arbeiten?

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Deutsch zu sprechen, nur um in Deutschland selbstständig zu sein. In der Praxis hängt es aber stark davon ab, mit wem Sie arbeiten und was Sie tun, das ist eine nützlichere Antwort als ein schlichtes Ja oder Nein.

Auch wo es rechtlich nicht vorgeschrieben ist, sind deutschsprachige Unterlagen von Finanzamt, Krankenkasse und jeder Berufskammer ein echter, wiederkehrender Teil der Freiberuflichkeit hier. Ein Steuerberater, der auf Englisch arbeitet, ist eine wirklich verbreitete und vernünftige Lösung, wenn Sie sich im Deutschen noch nicht sicher fühlen, kein Zeichen, dass Sie etwas falsch machen.

So melden Sie sich als Freiberufler an

Prüfen Sie berufliche Voraussetzungen

Manche Berufe erfordern eine Zulassung, eine bestimmte Qualifikation, die förmliche Anerkennung eines ausländischen Abschlusses oder die Mitgliedschaft in einer Kammer, bevor Sie legal tätig werden dürfen, unabhängig von der steuerlichen Einordnung. Klären Sie das mit der zuständigen Stelle für Ihr Feld, bevor Sie bezahlte Aufträge annehmen.

Anmeldung beim Finanzamt

Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende reichen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein, fällig innerhalb eines Monats nach der tatsächlichen Aufnahme der Tätigkeit, nicht erst ab der ersten Rechnung, und in der Regel elektronisch über ELSTER (Elektronische Steuererklärung), das offizielle Steuerportal. Ein Gewerbetreibender meldet sich zuerst beim örtlichen Gewerbeamt an, das die Anmeldung ans Finanzamt weiterleitet; ein Freiberufler wendet sich direkt ans Finanzamt. Der Fragebogen fragt nach persönlichen Angaben, einer Beschreibung Ihrer tatsächlichen Tätigkeit, dem erwarteten Umsatz und Gewinn für das laufende und das folgende Jahr, Bankverbindung und Ihrem Umsatzsteuerstatus, einschließlich der Frage, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden möchten (weiter unten erklärt).

Ihre Steuernummern erhalten Sie

Das Finanzamt vergibt eine Steuernummer, sobald Ihr Fragebogen bearbeitet ist, sowie auf Antrag oder bei Bedarf eine separate Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., eine EU-weite Umsatzsteuer-ID). Keine der beiden ersetzt Ihre persönliche Steuer-ID (Steueridentifikationsnummer), die feste, lebenslange Nummer, die Sie als Einwohner erhalten haben und die auch im Fragebogen benötigt wird.

Brauchen Sie wirklich eine USt-IdNr.?

Nein, nicht automatisch. Viele Freiberufler, die nur deutsche Kunden abrechnen oder die Kleinunternehmerregelung nutzen, beantragen nie eine USt-IdNr. und brauchen für das Alltagsgeschäft im Inland auch keine; Ihre Steuernummer deckt das ab. Eine USt-IdNr. wird wirklich nützlich, oft sogar notwendig, sobald Sie Geschäftskunden in anderen EU-Ländern in Rechnung stellen: grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU laufen meist über das Reverse-Charge-Verfahren, bei dem Sie ohne deutsche Umsatzsteuer abrechnen und der Kunde sie selbst abführt, was eine gültige USt-IdNr. auf beiden Seiten voraussetzt, angegeben auf der Rechnung zusammen mit einem Reverse-Charge-Hinweis. Liegen Ihre Kunden größtenteils außerhalb der EU, spielt eine USt-IdNr. eine kleinere Rolle, wobei die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung weiterhin davon abhängt, wohin und an wen genau Sie Ihre Leistung erbringen.

So funktioniert die Einkommensteuer für Freiberufler

Der Grundfreibetrag

Für 2026 sind die ersten 12.348 € des zu versteuernden Einkommens für eine alleinstehende Person (24.696 € für ein gemeinsam veranlagtes Ehepaar) steuerfrei; Einkommen darüber wird nach Deutschlands progressivem Tarif besteuert, der mit dem Einkommen steigt statt direkt auf einen Spitzensatz zu springen. Da freiberufliches Einkommen nicht wie ein Angestelltengehalt an der Quelle einbehalten wird, setzt das Finanzamt vierteljährliche Vorauszahlungen (Einkommensteuer-Vorauszahlungen) anhand der voraussichtlich für das Jahr geschuldeten Steuer fest, anfangs auf Basis Ihrer eigenen Einkommensschätzung und in späteren Jahren in der Regel auf Basis Ihrer letzten Veranlagung, die bei der Abgabe mit Ihrem tatsächlichen Ergebnis verrechnet werden.

Umsatzsteuer und die Kleinunternehmerregelung

Im Regelsystem berechnen Sie Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen, in der Regel 19 %, für einen kürzeren Katalog bestimmter Waren und Leistungen 7 %, vereinnahmen sie von Ihren Kunden und führen sie regelmäßig über eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt ab, nach Abzug der Umsatzsteuer, die Sie selbst auf betriebliche Anschaffungen gezahlt haben (Vorsteuer). Ob Sie monatlich, vierteljährlich oder jährlich melden, richtet sich in der Regel nach der Höhe Ihrer Umsatzsteuerschuld.

Die Kleinunternehmerregelung

Bleibt Ihr Umsatz unter bestimmten Grenzen, ist er automatisch von der Umsatzsteuer befreit, Sie müssen sie gar nicht erst berechnen. Nach einer Reform 2025 wird tatsächlicher Nettoumsatz geprüft (ohne die Umsatzsteuer selbst), nicht mehr eine Prognose: Bei einem bestehenden Betrieb darf der Nettoumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben, und der Nettoumsatz im laufenden Jahr darf 100.000 € nicht übersteigen, laufend anhand der tatsächlichen Zahlen geprüft statt zu Jahresbeginn geschätzt. Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr zu prüfen, deshalb gilt nur die Grenze von 25.000 €, ohne Hochrechnung auf ein volles Jahr, es zählt der tatsächlich erzielte Umsatz. Die beiden Grenzen wirken auch unterschiedlich, wenn Sie überschritten werden: Bei der laufjährigen 100.000-€-Grenze endet die Befreiung sofort, bereits der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, wird regelbesteuert; bei der Vorjahresgrenze von 25.000 € qualifizieren Sie sich schlicht für das gesamte folgende Kalenderjahr nicht für die Regelung, eine Entscheidung, die zu Jahresbeginn feststeht, nicht rückwirkend unterjährig. Als Kleinunternehmer berechnen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen, können im Gegenzug keine Vorsteuer aus eigenen Anschaffungen abziehen und müssen auf jeder Rechnung den Grund für die fehlende Umsatzsteuer angeben, üblicherweise mit einem Satz wie "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Auf die Befreiung können Sie auch verzichten: Sie können sich auch unterhalb der Grenzen für die normale Umsatzsteuer entscheiden, was vor allem dann sinnvoll ist, wenn Sie nennenswerte abzugsfähige Vorsteuer haben (etwa bei teurer Ausrüstung), die Sie lieber geltend machen möchten, allerdings bindet Sie diese Entscheidung mindestens fünf Kalenderjahre lang, bevor Sie zurückwechseln können.

Krankenversicherung für Freiberufler

Zahlen Freiberufler in die Sozialversicherung ein?

Das ist der Abschnitt, in dem viele Online-Ratgeber zu stark vereinfachen. Die ehrliche Antwort ist: Es kommt darauf an, welchen Sozialversicherungszweig Sie meinen und in welche Kategorie Ihre Tätigkeit fällt.

Rentenversicherung

Die meisten Freiberufler unterliegen nicht automatisch der gesetzlichen Rentenversicherungspflicht. Bestimmte Gruppen sind es aber, darunter bestimmte in die Handwerksrolle eingetragene Handwerker, Lehrer und Erzieher, Hebammen, Küstenschiffer und, besonders wichtig, arbeitnehmerähnliche Selbstständige, die überwiegend für einen Auftraggeber arbeiten und selbst keine sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter beschäftigen. Künstler und Publizisten, die die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen, sind über dieselben gesetzlichen Renten-, Kranken- und Pflegesysteme wie alle anderen pflichtversichert, kein separates System, aber die Künstlersozialkasse (KSK) zieht ihre Beiträge ein und verwaltet sie und trägt rund die Hälfte davon über einen Bundeszuschuss sowie eine Abgabe der Unternehmen, die künstlerische oder publizistische Leistungen verwerten (Künstlersozialabgabe), sodass ein versicherter Künstler oder Publizist in etwa nur den Anteil zahlt, den auch ein Arbeitnehmer zahlen würde. Fallen Sie in keine dieser Kategorien, ist die gesetzliche Rentenversicherung für Sie freiwillig, nicht verpflichtend, freiwillige Beiträge bleiben aber für die eigene Altersvorsorge eine Überlegung wert.

Kranken- und Pflegeversicherung

Oben behandelt: in irgendeiner Form (gesetzlich oder privat) weitgehend Pflicht, und nicht davon abhängig, in welche Rentenkategorie Sie fallen.

Arbeitslosenversicherung

Freiberufler sind nicht automatisch wie Angestellte in der gesetzlichen Arbeitslosenversicherung. Eine freiwillige Weiterversicherung (Antrag auf Weiterversicherung) existiert für Personen, die kurz vor der Selbstständigkeit als Angestellte pflichtversichert waren, muss aber innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme der Selbstständigkeit aktiv beantragt werden, sie erfolgt nicht automatisch und steht nicht jedem offen; gehen Sie nicht davon aus, dass Sie später noch beitreten können, wenn Sie diese Frist verpassen.

Was können Freiberufler tatsächlich absetzen?

Gewöhnliche, notwendige Betriebskosten mindern Ihren zu versteuernden Gewinn. Übliche Kategorien sind:

• Computerhardware und -software sowie andere Betriebsausstattung; die Abschreibungsregeln unterscheiden sich, für begünstigte Computerhardware und -software ist in der Regel eine einjährige Nutzungsdauer möglich
• Software und Abonnements, die Sie für Ihre Arbeit nutzen
• Ein Homeoffice, unter bestimmten Bedingungen und Grenzen
• Berufshaftpflicht und andere Betriebsversicherungen
• Telefon und Internet, in der Regel der betrieblich genutzte Anteil
• Geschäftsreisen: Transport, Unterkunft und eine Verpflegungspauschale
• Fortbildung mit direktem Bezug zu Ihrer Arbeit
• Die Gebühren Ihres Buchhalters oder Steuerberaters
• Mitgliedschaften in Berufsverbänden und entsprechende Abonnements
• Marketing, Werbung und Ihre Website
• Bankgebühren und Zahlungsabwicklungskosten für Ihr Geschäftskonto

Rechnungsvorschriften für deutsche Freiberufler

• Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse, sowie die Ihres Kunden
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer aus Ihrem Nummernkreis
• Eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung sowie Zeitraum oder Datum der Leistung
• Den Nettobetrag, den Umsatzsteuersatz und -betrag (oder den Grund, warum keiner ausgewiesen ist), und den Bruttobetrag

Als Kleinunternehmer stellen Sie den Nettobetrag ohne Umsatzsteuerzeile in Rechnung, dazu den vorgeschriebenen Hinweis, warum (siehe den Abschnitt zur Kleinunternehmerregelung oben). Bei einem EU-Geschäftskunden im Reverse-Charge-Verfahren stellen Sie ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung, geben sowohl Ihre eigene als auch die USt-IdNr. des Kunden an und fügen einen Hinweis hinzu, dass das Reverse-Charge-Verfahren gilt. Bei Kunden außerhalb der EU hängt die richtige umsatzsteuerliche Behandlung genau davon ab, welche Leistung Sie an wen erbringen, das lohnt sich zu prüfen, sobald es über einfache digitale Dienstleistungen hinausgeht.

Freiberuflich für Kunden außerhalb Deutschlands

"Wo gilt die Leistung umsatzsteuerlich als erbracht?" ist die eigentliche technische Frage hinter alldem, und die Antwort variiert wirklich je nach Leistungsart und Kundenstatus. Behandeln Sie die Tabelle oben als ersten Anhaltspunkt, nicht als Ersatz für die Prüfung Ihres konkreten Falls, besonders sobald ein nennenswerter Teil Ihres Einkommens aus dem Ausland kommt.

Freiberufler vs. Angestellter: Scheinselbstständigkeit

Das ist eines der größten realen Risiken der Freiberuflichkeit in Deutschland, für Freiberufler wie für die Auftraggeber, die sie beauftragen.

Nur ein Auftraggeber zu haben ist ein Risikofaktor, den die Deutsche Rentenversicherung berücksichtigt, kein automatisches Ausschlusskriterium für sich genommen. Entscheidend ist die Gesamtwürdigung: ob Sie über Ihre Arbeitszeit und Ihren Arbeitsort selbst bestimmen, eigene Arbeitsmittel und eigenes Kapital einsetzen, eigene Preise festlegen können, bei Bedarf weitere Auftraggeber annehmen können und nicht wie ein Angestellter in die Organisation des Auftraggebers eingegliedert sind. Wirtschaftliche Abhängigkeit von einem Auftraggeber, kombiniert mit mehreren dieser anderen Faktoren, die auf eine arbeitnehmerähnliche Eingliederung hindeuten, ist das, was eine Bewertung in Richtung Scheinselbstständigkeit kippt, nicht die Zahl der Auftraggeber allein.

Brauchen Freiberufler ein Gewerbe?

Als echter Freiberufler nein, Sie melden sich gar nicht erst beim Gewerbeamt an, Sie gehen direkt zum Finanzamt. Ein Gewerbetreibender braucht eine Gewerbeanmeldung. Da die beiden Wege vollständig davon abhängen, in welche Kategorie Ihre Tätigkeit fällt, kommt das auf die Einordnungsfrage vom Anfang dieses Leitfadens zurück, klären Sie die richtig, und diese Frage beantwortet sich von selbst.

Buchhaltung, Aufbewahrung und Steuererklärung

Der Jahresrhythmus

1. Ganzjährig

   Laufend erfassen

   Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben fortlaufend, statt im März ein ganzes Jahr aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

2. Laufend

   Umsatzsteuervoranmeldungen, falls zutreffend

   Reichen Sie die Voranmeldungen im vom Finanzamt zugewiesenen Rhythmus ein, monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

3. Vierteljährlich

   Einkommensteuer-Vorauszahlungen

   Zahlen Sie die vom Finanzamt festgesetzten Vorauszahlungen, die auf Ihrer letzten Veranlagung oder, bei einer Neugründung, Ihrer eigenen Einkommensschätzung beruhen, fällig am 10. März, Juni, September und Dezember; das Finanzamt setzt sie überhaupt nur fest, wenn sie mindestens 400 € im Jahr und 100 € pro Quartal betragen würden.

4. Nach Jahresende

   EÜR erstellen und einreichen

   Berechnen Sie Ihren Gewinn, füllen Sie Ihre Einkommensteuererklärung aus, und reichen Sie zusätzlich eine Umsatzsteuererklärung ein, außer Sie sind Kleinunternehmer, für die diese Pflicht seit dem Steuerjahr 2024 entfällt; begleichen Sie danach eine Nachzahlung oder erhalten Sie eine Erstattung.

5. Nach der Veranlagung

   Anpassen für die Zukunft

   Weicht Ihr Ergebnis deutlich von den angenommenen Vorauszahlungen ab, beantragen Sie beim Finanzamt eine entsprechende Anpassung für die Zukunft.

Die drei Steuern, die Freiberufler wirklich im Blick behalten sollten

Ein vollständiges Beispiel: 150.000 € Jahresgewinn

Hier fließt alles Bisherige in eine konkrete Zahl zusammen. Annahmen: eine alleinstehende Person, kinderlos und 23 Jahre oder älter (sodass der volle Pflegeversicherungssatz für Kinderlose gilt), keine Kirchensteuerpflicht, kein weiteres Einkommen, und 150.000 € Betriebsgewinn für das Steuerjahr 2026. Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge sind abziehbar, bevor das zu versteuernde Einkommen feststeht, deshalb liegt die Zeile zum zu versteuernden Einkommen unten niedriger als der Gewinn. Ändert sich auch nur eine dieser Annahmen, verschiebt sich die tatsächliche Zahl, das hier ist ein durchgerechnetes Szenario, kein allgemeingültiges Ergebnis.

Versicherungen über die Krankenversicherung hinaus

Verträge und Kundenakquise

Kann ein Freiberufler Mitarbeiter einstellen?

Ja, aber es lohnt sich, den Unterschied zwischen einem Subunternehmer (einer anderen selbstständigen Person oder einem Unternehmen) und einem echten Angestellten genau zu nehmen. Sobald Sie sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter beschäftigen, kommen echte Arbeitgeberpflichten hinzu, Lohnabrechnung, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und zugehörige Anmeldungen, die für einen alleinigen Freiberufler nicht gelten. Bedenkenswert ist auch, dass manche der weiter oben behandelten Rentenversicherungsregeln (etwa die Kategorie für Selbstständige mit einem Auftraggeber) ausdrücklich davon abhängen, ob Sie Personal beschäftigen, diese Entscheidung kann also auch Ihre eigene sozialversicherungsrechtliche Stellung verändern. Eine Klarstellung ist es wert: Qualifiziertes Personal zu beschäftigen kostet Sie nicht automatisch den Freiberufler-Status, solange Sie selbst fachlich qualifiziert bleiben, die Arbeit leiten und eigenverantwortlich dafür verantwortlich bleiben, statt hauptsächlich jemand anderen zu beaufsichtigen, der den eigentlich freiberuflichen Teil erledigt.

Ihre Freiberufler-Checkliste

Offizielle Anlaufstellen zum Merken

Dieser Leitfaden hält Paragrafen und Fachjargon bewusst aus dem Haupttext heraus. Wenn Sie den genauen Gesetzeswortlaut hinter einer bestimmten Regel oben nachlesen möchten, finden Sie hier genau die richtige Stelle dafür, dazu die allgemeinen Portale, die sich so oder so zu merken lohnen. Jede Zahl in diesem Leitfaden gibt den Stand der Regeln von 2026 wieder, aber Schwellenwerte, Sätze und Verfahren ändern sich, prüfen Sie alles Wesentliche direkt bei diesen Quellen oder einem Steuerberater, bevor Sie danach handeln.

• ELSTER: Deutschlands offizielles Online-Steuerportal, genutzt für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und laufende Meldungen
• Make it in Germany: das eigene Portal der Bundesregierung für internationale Fachkräfte, einschließlich Selbstständigkeit und Visa
• Deutsche Rentenversicherung: offizielle Informationen zur Rentenversicherung für Selbstständige und zum Statusfeststellungsverfahren
• Bundeszentralamt für Steuern: vergibt die USt-IdNr. und bietet eine USt-IdNr.-Bestätigung an
• Wer als Freiberufler gilt (§ 18 EStG): die genaue gesetzliche Definition und die vollständige Liste der Katalogberufe, direkt aus dem Gesetz
• Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): die Schwellenwerte und Voraussetzungen der Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer im vollen Wortlaut
• Aufenthaltstitel für Selbstständige (§ 21 AufenthG): die aufenthaltsrechtlichen Regeln für freiberufliche und gewerbliche Aufenthaltstitel
• Wer rentenversicherungspflichtig ist, und die 3-Jahres-Befreiung (§ 2 und § 6 SGB VI): die Pflichtversicherungskategorien und die weiter oben erklärte, eng begrenzte Befreiung
• Das Statusfeststellungsverfahren (§ 7a SGB IV): wie Sie eine verbindliche Entscheidung zu Angestellten- oder Selbstständigenstatus bekommen